Doporučení pro malé knihovny ohledně nařízení EU - GDPR

Doporučení malým knihovnám ohledně nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES, známého též pod zkratkou GDPR.

Příručka pro knihovny (dále jen Příručka) viz http://ipk.nkp.cz/legislativa/01_LegPod/ochrana-osobnich-udaju/ochrana-osobnich-udaju-prirucka-pro-knihovny. Prezentace z obsahu příručky viz https://www.knihovnahk.cz/pro-knihovniky/sluzby/materialy-k-vyuziti/aktiv-knihovniku-2018.

Úřad pro ochranu osobních údajů na svých stránkách https://www.uoou.cz/zverejnene-metodiky/d-28765/p1=3938 uvedl mezi doporučenými metodickými materiály i odkaz na tuto Příručku.

Další informace o ochraně os. údajů k dispozici na webu Národní knihovny ČR http://ipk.nkp.cz/legislativa/01_LegPod/ochrana-osobnich-udaju.

V souvislosti s GDPR by se i malé knihovny měly zaměřit na:

vybavení knihoven
přihlášky čtenáře
knihovní řád
automatizované knihovní systémy
webové stránky
veřejný internet

Vybavení knihoven

V každé knihovně musí být uzamykatelná skříň na listinné materiály, kam se vždy uloží vše, co obsahuje osobní údaje.

Přihlášky čtenáře

Nově to bude smlouva se čtenářem. Týká se nových i současných čtenářů. Nové čtenáře registrovat pomocí nových formulářů přihlášky=smlouvy. U starých čtenářů podle možností knihovny co nejdříve uzavřít nové smlouvy. Vyhotoví se ve dvou kopiích – jedna pro čtenáře a druhá pro knihovnu.

Lze použít přílohu z Příručky viz kapitola 3.1 Registrovaní uživatelé

Vzor přihlášky - děti do 15 let (.docx)
Vzor přihlášky dospělí starší 15 let (.docx)

nebo viz příloha smlouva_ctenare_GDPR, vytvořenou Knihovnou města Hradce Králové a ověřenou v právnické kanceláři. Upravte dle svých potřeb.

Knihovní řád

Nařízení GDPR a nové přihlášky čtenářů se musí promítnout i do knihovního řádu. Buď knihovna, resp. její zřizovatel, schválí nový knihovní řád viz Příručka rovněž kapitola 3.1 Registrovaní uživatelé

Vzor knihovního řádu malé knihovny a poučení pro uživatele (.docx) .

Nebo ke stávajícímu knihovnímu řádu připojí přílohy:

prilohaGDPR_stareho_knih_radu (o změnách ve starém KŘ – upravit dle konkrétní situace)
PrilohaKR_Pouceni_o_ochrane_os_udaju (o tom, co a proč se děje s osobními údaji čtenářů - upravit dle konkrétní situace, zda knihovna má nebo nemá AKS)

Knihovna má automatizovaný knihovní systém (AKS)

Poskytovatel AKS (v okrese Hradec Králové to je firma LANius s.r.o., Tábor http://www.lanius.cz) je zpracovatel osobních údajů čtenářů, proto knihovny musí mít s firmou smlouvu o zajištění ochrany osobních údajů. Kontaktujte firmu.

Informace z webu firmy:

GDPR v knihovních systémech Clavius a Tritius

Nová verze knihovního systému Clavius bude vydána 9.5.2018 a to zejména z důvodů snahy doplnit co nejpřesněji potřebné změny, které nařízení vyžaduje nebo doporučuje.

Dále

Pro přístup do PC a AKS musí mít knihovník dostatečně silné heslo.
Při jakémkoliv opuštění místnosti musí být AKS vypnutý.

Rychlokurz pro tvorbu silného hesla

Heslo by mělo splňovat následující parametry:

být dlouhé min. 8 znaků,
nemělo by obsahovat slovo, které lze nalézt ve slovníku,
nesmí být stejné jako uživatelské jméno a ani mít logický vztah k uživateli (přezdívka, jméno manželky, rodné číslo apod.),
nesmí obsahovat opakující se znaky a posloupnosti,
heslo je unikátní a uživatel ho nevyužívá pro přístup k dalším informačním zdrojům mimo knihovnu,
heslo nesmí vědět nikdo jiný.

Knihovna nemá automatizovaný knihovní systém

Tzn, že se používá stará knihovnická praxe výpůjčních sáčků a knižních lístků.

Výpůjční sáčky čtenářů – označovat nejlépe pouze číslem čtenářského průkazu.
Celý zásobník na všechny čtenářské sáčky nesmí být nikdy volně přístupný na výpůjčním pultu. Ukládat v uzamčených prostorách.
Knižní lístky - NIKDY na ně nepsat jméno čtenáře! Pouze datum a číslo čtenářského průkazu.

Webové stránky

Webové prezentace knihoven obecně neobsahují žádné osobní údaje.
Měly by být umístěné na https – viz Webové stránky knihoven - přechod na protokol HTTPS (Doporučení Ústřední knihovnické rady ČR) http://ipk.nkp.cz/legislativa/01_LegPod/ochrana-osobnich-udaju .
Pro knihovny je důležité, aby katalog byl umístěný na chráněných https. To zajistí poskytovatel AKS.
Pokud knihovna využívá šablonu webu pro malou knihovnu od Knihovny města Hradce Králové http://webknihovny.cz/ , bude vše v pořádku. Pracujeme na převodu šablony na nový server a po té přejdeme též na https zdarma se všemi šablonami (pokud bude možnost využívat certifikát zdarma od autority Let's Encrypt ).

Ve webových prezentacích knihoven budou největším problémem vystavené fotografie.

Neexistuje jasný výklad GDPR ohledně používání fotografií na webu.
Mohou se bez problémů použít fotografie, o kterých se dá říci, že pouze dokumentují průběh nějaké akce či dění v knihovně. Tyto fotografie by měly být nejlépe skupinové, z dálky, nic konkrétního.
Týká se všech fotografií na webech knihoven – ne jen těch nových, ale všech historicky na webu použitých a stále zveřejněných – projděte a zkontrolujte si!
Hlavně pozor na fotografie dětí!
Doporučuje se větší opatrnost, než bylo běžné.
Pozor – že má škola, která přijde na pořad do knihovny s dětmi, souhlas rodičů s fotografováním, neznamená, že tento souhlas má taky knihovna a může fotit a fotky vystavovat. Lze využít jen prolink na případnou fotogalerii školy.
V prostorách, kde se konají akce knihovny, umístěte upozornění pro návštěvníky, že se během akce bude pro propagační účely knihovny fotografovat. Tuto informaci sdělte i ústně při začátku akce. Dejte účastníkům možnost vyjádřit nesouhlas s fotografováním a tuto jejich vůli respektujte. Příklad písemného upozornění, které umístíte v prostorách, kde se fotí - viz příloha upozorneni_na_fotografovani.
Fotografií na webu se nechceme vzdát. Musíme se jen naučit, které fotografie jsou vhodné a které ne.

Počítače pro veřejnost v knihovnách

Knihovny v rámci svých služeb standardně provozují veřejně přístupné počítače. Registrovaní čtenáři i anonymní návštěvníci z nich mohou přistupovat do svých e-mailových schránek, tisknout své dokumenty, skenovat nebo stahovat soubory. Často před opuštěním počítače své soubory neodstraní a ty pak mohou zůstat přístupné dalším uživatelům.

Knihovna musí osobní údaje svých uživatelů chránit a platí to i v tomto případě. Pouhé upozornění, že uživatelé mají své soubory mazat, není dostatečné.

Řešením může být speciální SW, který po každém uživateli restartuje PC a uvede do původního nastavení, nebo na PC nastavit omezení pro uživatele – nemohou nic stahovat, instalovat apod.